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Como evitar reuniões improdutivas?

Que as reuniões improdutivas são um desperdício de tempo para os colaboradores e, consequentemente, de dinheiro para a empresa, todos já sabemos faz tempo. Apesar disso, a quantidade de horas de trabalho desperdiçadas nunca foi tão grande, de acordo com pesquisa feita com com 6.500 profissionais na Inglaterra, Alemanha e nos Estados Unidos.

Em relatório publicado pela Doodle, uma das principais plataformas de agendamento online do mundo, foram analisados mais de 19 milhões de reuniões agendadas através da plataforma em 2018. Entre as principais (e mais assustadores) descobertas estão:

• Em média, um profissional passa 12 a 15 horas por mês em reuniões, das quais aproximadamente 66% foram consideradas que não faziam sentido;
• 37% dos colaboradores entrevistados apontaram as reuniões desnecessárias como o maior custo para suas organizações;
• 76% dos entrevistados consideram reuniões presencias mais eficientes do que áudio ou vídeo conferências;
• 70% dos entrevistados responderam que as reuniões pela manhã (entre 8h – 12h) são muito mais produtivas;
• 33% dos entrevistados responderam que são incapazes de contribuir na maioria das reuniões que participam;

Quando questionados sobre as principais consequências de reuniões improdutivas, 44% responderam que acabam sem tempo para se dedicar ao restante do trabalho, 43% disseram que os pontos de ação pós-reunião não ficam claros e geram ainda mais confusão e 38% apontaram que acabam gerando uma perda de foco nos projetos em si.

Além dos fatores incluídos no relatório, quem nunca se sentiu extremamente entediado ou desmotivado em uma reunião que não faz sentido ou que, claramente, não vai chegar a lugar algum? Isso sem contar no tempo perdido com eventuais deslocamentos e até mesmo com a mudança de contexto para retomar a atividade que foi temporariamente interrompida para que pudesse participar da reunião.

E como podemos virar o jogo e sair do ciclo vicioso das reuniões improdutivas?

A boa notícia é que o relatório também aponta os principais fatores para que uma reunião seja considerada boa ou ruim, permitindo que possamos trabalhar internamente em nossas empresas para garantir que algumas regras básicas sejam cumpridas e, consequentemente, que as reuniões sejam mais eficazes.

Entre as principais características de uma reunião produtiva:

• 72% responderam que precisa ter um objetivo claro e previamente comunicado;
• 67% responderam que precisa ter uma agenda clara e que precisa ser respeitada;
• 35% responderam que não pode ter muita gente na reunião;

Por outro lado, entre as principais características de uma reunião improdutiva e que devem ser evitadas a todo o custo:

• 55% apontaram como causa os participantes atendendo chamadas e respondendo mensagens de texto durante a reunião;
• 50% apontaram a interrupção entre os participantes;
• 49% disseram sobre o fato dos participantes não prestarem atenção sobre as contribuições uns dos outros;
• 49% apontaram o fato de pessoas chegando atrasadas ou saindo antes do término da reunião;

Conclusão:

Em resumo, para que uma reunião seja o mais eficiente possível, precisamos preparar bem e de forma antecipada, garantindo que teremos um objetivo bem definido e uma agenda clara, ambos incluídos no próprio convite da reunião, para que todos os participantes também possam se preparar com antecedência. Caso não seja o organizador e receba um convite sem essas informações, não custa nada responder perguntando pelo objetivo e temas que serão tratados na reunião. Isso ajudará a criar uma cultura mais produtiva dentro da equipe e, consequentemente, dentro da empresa.

Além disso, é importante estarmos atentos e controlar bem o andamento das reuniões que participamos, evitando que os pontos negativos comentados a cima aconteçam em paralelo às discussões.

Para maiores informações e o relatório completo, acesse este link.